Reglamento del Archivo

REGLAMENTO PARA LA CONSULTA DE LOS RECURSOS DOCUMENTALES[1]

Art. 1. Del acceso a la documentación del Archivo de La Paz

La consulta de la documentación es libre y gratuita bajo las siguientes condiciones:

  1. Leer la reglamentación implementada para la consulta de la documentación
  2. Presentación de una carta dirigida a la Dirección del Archivo de La Paz, indicando:
    1. Tema de la investigación o consulta
    2. Tiempo aproximado de la investigación o consulta
    3. Finalidad de la investigación o consulta
    4. Compromiso de respetar y cumplir el reglamento de la institución
  3. El o la usuario(a) debe llenar, después de recibir el visto bueno de la dirección, el Formulario de solicitud y consulta de los recursos documentales que lo compromete también a cumplir todas las normas y reglas del Archivo.
  4. No está permitido el acceso a las estanterías y anaqueles a personas ajenas al Archivo.

Art. 2. De las reglas en la sala de usuario/as

  1. La consulta de la documentación de archivo se realiza únicamente en la Sala destinada para el efecto. Antes de consultar la documentación, debe dejar las bolsas, mochilas, portafolios o carteras en el estante asignado para este fin. Sólo se accede a la sala con papel, lápiz, bolígrafos, borrador y computadoras personales (siempre que haya disponibilidad de espacio). Se recomienda utilizar guantes para la consulta de la documentación. No se permiten folders, archivadores u otro material. No se debe poner chamarras, suéteres, sacos u otras vestimentas sobre las mesas de la sala de consulta.
  2. El/la usuario/a debe mantener silencio para no perturbar a las personas que trabajan.
  3.  Está absolutamente prohibido comer o beber en la sala de consulta y en la Biblioteca.
  4. No está permitido escanear, filmar o fotografiar la documentación sin autorización. Para tomar fotos digitales se debe solicitar autorización bajo las normas especificadas.

Art. 3. De la consulta de la documentación

  1. Las solicitudes deben entregarse al/la Bibliotecaria hasta las 11:30 en las mañanas y hasta las 17:30 en las tardes. Debe considerar, sin embargo, que el tiempo de atención no es muy rápido debido a la falta de personal. Se le ruega tomar previsiones.
  2. El/la usuario/a podrá solicitar varios documentos a la vez. Podrá consultar simultáneamente 2 cajas o 100 folios aproximadamente, tres expedientes (para los catalogados de EC), tres planos y seis fotografías como máximo.
  3. Los documentos solicitados, que por lo general se encuentran en cajas, deben almacenarse y guardarse en el estante destinado para tal efecto, si es que el/la usuario/a continuará consultando la documentación. En este caso se debe colocar la papeleta que indica que está en consulta para evitar que sean re-ubicados: el nombre y la fecha son fundamentales. Sin esta papeleta con los datos debidamente llenados, los/las funcionarios/as del Archivo procederán a guardar las cajas. Se les ruega solicitar el testigo o señalador si es que no le fue entregado.
  4. Los documentos que se consultan son de uso exclusivo de la persona que los solicitó y están bajo la responsabilidad del usuario mientras ellos son consultados. Esto implica que no deben ser abandonados en la sala de consulta.
  5. En caso de ausencia del usuario por más de cinco días consecutivos sin notificación, los documentos serán reubicados y reordenados.

Art. 4. Sobre el uso y manejo de los documentos

  1. No se pueden consultar documentos (incluyendo mapas, fotos y material gráfico) en los siguientes casos:
    1. Cuando se encuentran deteriorados o en proceso de restauración
    2. Cuando se encuentran en proceso de microfilmación o digitalización
    3. Cuando están en proceso de ordenación o descripción
    4. Cuando están marcados de uso restringido por la institución productora de la documentación.
  2. El usuario debe cumplir las siguientes normas para la manipulación de los documentos a fin de conservar los mismos en las mejores condiciones posibles.
    1. La revisión de documentos se hará exclusivamente en la sala de consulta
    2. No se deben hojear los documentos mojando los dedos con saliva para evitar su deterioro. Por tanto, es aconsejable usar una goma de borrar, preferentemente miga de pan, para tal operación.
    3. Está absolutamente prohibido escribir sobre el documento o colocar su hoja de apuntes o ficha sobre el documento para tomar notas.
    4. El documento no debe ser leído poniendo los dedos sobre éste.
    5. No se puede fumar en la sala ni en las oficinas del ALP.
    6. Está prohibido doblar, marcar o escribir sobre los documentos
    7. Se debe tratar con cuidado y delicadeza la documentación
    8. No se debe colocar ningún objeto encima de los documentos o cajas

Art. 5. De la consulta del Fondo Fotográfico

  1. La consulta del Fondo Fotográfico del Archivo de La Paz se realiza en horarios establecidos al inicio del año en función del personal que se tiene y puede atender las solicitudes de los/las usuarios/as.
  2. El Archivo tiene los derechos de propiedad y reproducción sobre su colección histórica y cobra derechos por el trabajo en otras colecciones, por ejemplo para la Colección de Ultima Hora. De ahí que se debe especificar en la carta de solicitud al Archivo el objetivo de la consulta del Fondo Fotográfico.
  3. Si se desean solicitar copias escaneadas de las fotografías, se debe especificar claramente el uso que se les va a dar. En función de este uso se firma un documento de compromiso entre el/la usuario/a y el Archivo de La Paz que podrá ser elevado en su caso como documento público (ver Anexo 1)
  4. Si las fotografías serán utilizadas con un fin público (publicación en libros, revistas, periódicos, etc.) es absolutamente obligatorio citar la fuente de donde se obtuvo la fotografía. Es decir mencionar que es propiedad del Archivo de La Paz, bajo los códigos especificados en el documento de compromiso y en las hojas de solicitud.
  5. Las fotografías no pueden salir fuera de la sala de investigación ni fuera del Archivo para su reproducción. Está prohibido extraer las fotografías de las bolsas de protección en que están contenidas.
  6. Se debe mantener el orden de las fotografías.
  7. Está absolutamente prohibido que los/las funcionarios/as incluyendo la Dirección y todo el personal que trabaja en el Archivo realicen copias del Fondo Fotográfico.

Art. 7. De la solicitud de fotocopias y reproducción de los documentos

  1. La solicitud de fotocopias de documentos se hará con 24 horas de anticipación y se atenderá de acuerdo al orden de solicitud. Debido a la falta de personal, se debe tomar en cuenta que la entrega de fotocopias toma en promedio dos días desde el día de la solicitud. Se debe consultar si el Archivo está en ese momento en la posibilidad de realizar escaneado de documentos gráficos (mapas, planos o fotografías) o fotografías digitales.
  2. Si se fotocopian documentos enteros o libros en su totalidad, los/las usuarios deben suscribir una carta de compromiso manifestando que el material se utilizará con propósitos lícitos y únicamente con fines científicos, intelectuales y personales, inhibiéndose de editarlos en cualquier soporte sin la autorización expresa del Archivo.
  3. Se cancelarán los derechos de cualquier forma de reproducción de los documentos de acuerdo al reglamento del ALP.
  4. Pueden solicitarse fotocopias de las fotografías, planos y mapas. La solicitud de escaneado de fotografías, mapas y planos es mucho más difícil, debido a que se requiere manipulación especial, tienen un costo económico y debe firmarse un compromiso entre el Archivo y la persona y/o institución.
  5. Está terminantemente prohibido reproducir o difundir las fotografías sin autorización del archivo.

Art. 8. De las relaciones entre usuario/as y el Archivo de La Paz

  1. Los/las usuario/as deben comprometerse a remitir al Archivo de La Paz el resultado del trabajo que realizó en la institución, bajo la forma de libro, artículo, folleto, CD o bajo cualquier otro soporte como reciprocidad.

Art. 9. De las Sanciones

  1. Se consideran dos tipos de faltas: Faltas leves y faltas graves
    1. Las sanciones de las faltas leves irán desde la llamada de atención y, en caso de reincidencia, la suspensión de la atención por un tiempo corto.
    2. Las sanciones de las faltas graves irán desde la suspensión temporal de la atención hasta la suspensión total de la atención y denuncia ante las autoridades correspondientes.
    3. Se consideran faltas leves:
      1. Comer y/o hablar en voz alta en la biblioteca especializada del Archivo de La Paz.
      2. Manipular sin ningún cuidado la documentación prestada por el Archivo de La Paz.
      3. Cometer actos de indisciplina dentro de las instalaciones del Archivo de La Paz.
      4. Escribir o tomar notas sobre la documentación prestada por el ALP.
      5. Pasar las hojas de la documentación con los dedos mojados.
    4. Se consideran faltas graves:
      1. La mutilación de los documentos pertenecientes a la colección del Archivo de La Paz.
      2. Rayar o escribir la documentación.
      3. Sacar los documentos, tesis o cualquier otro material de archivo o bibliográfico perteneciente al Archivo de La Paz fuera de las instalaciones del mismo sin la autorización respectiva. Esta se considera una falta muy grave.
      4. Dejar abandonados la documentación por más de cinco minutos.
  2. Usted, Señor/a Usuario/a tiene los siguientes derechos:
    1. A ser informado con toda educación y cordialidad
    2. A ser atendido en función a las normas del Archivo de La Paz
    3. A ser tratado en igualdad de condiciones
  3. Si Usted tiene alguna queja, le rogamos enviar una carta a la Dirección de nuestra institución quien mantendrá absoluta confidencialidad, tomando las medidas que fuesen necesarias.

 


[1] Este Reglamento recupera el antiguo Reglamento del ALP ampliandolo al nuevo contexto y situación de la Institución y ha sido discutido por los/las docentes de ALP, Auxiliares de Archivo y Biblioteca, Pasantes y Estudiantes.